In deze jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Tot 2023 werd de rechtmatigheid door de accountant gecontroleerd en kwam het oordeel tot uitdrukking in de controleverklaring van de accountant. Sinds het jaar 2024 wordt dit gedaan met de (voorgeschreven) rechtmatigheidsverantwoording en deze toelichting. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de jaarrekening inclusief deze verantwoording.
De rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op drie specifieke criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Uit de verantwoording blijkt dat er sprake is van geconstateerde onrechtmatigheden bij het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium. Hieronder is per criterium een toelichting opgenomen, inclusief de actie(s) die worden ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Begrotingscriterium
Uit de analyse van de afwijkingen blijkt dat het totaal aan afwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijdt. Alle afwijkingen moeten daarom worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het blijkt echter ook dat in alle gevallen de afwijkingen acceptabel zijn omdat deze gecompenseerd worden door direct gerelateerde inkomsten of passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Voor een toelichting op alle afwijkingen wordt daarom verwezen naar de analyse in de jaarrekening. Een verdere toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording en/of paragraaf Bedrijfsvoering blijft op grond van artikel 11 lid 4a. en 5 van de financiële verantwoording beperkt tot een tweetal, namelijk overschrijdingen van de lasten op het programma Bouwen en wonen en op Onderwijs.
Behalve overschrijdingen van de lasten is er een ook beperkte overschrijding op investeringskredieten geconstateerd. De overschrijding op investeringskredieten is beperkt van omvang en is in totaal lager dan de rapportagegrens.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium richt zich op de vraag of de voorwaarden uit wet- en regelgeving worden nageleefd. Op grond van de uitgevoerde werkzaamheden zijn er voor het voorwaardencriterium alleen bevindingen waarbij de Europese aanbestedingswetgeving niet goed is gevolgd. Hiervoor wordt een totaal van € 2.114.000 als onrechtmatig aangemerkt. Dit gaat over 15 contracten die ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn. In 7 gevallen gaat het om een doorlopende fout van vorig jaar of vorige jaren.
De redenen waardoor de aanbestedingsdrempels worden overschreden zijn divers. Voor de doorlopende onrechtmatigheden uit 2024 zijn in de loop van 2025 grotendeels aanbestedingstrajecten opgestart, maar deze hebben nog geen, of heel beperkt effect in 2025. Een aantal contracten loopt af in 2025. De oorzaken voor de onrechtmatigheden kunnen als volgt worden samengevat:
- bij contractverlening wordt niet altijd beoordeeld of de verlenging nog onder de drempelwaarde blijft. Soms is ook onduidelijk dat er sprake is van een (stilzwijgende) verlenging;
- er is in de aanbestedingsprocedure op basis van een verkeerde raming gekozen;
- ondanks een correcte raming is een verkeerde procedure gekozen;
- er is vanwege onbekendheid met de procedure, in een situatie ten onrechte ingekocht zonder gebruikmaking van een Europese aanbestedingsprocedure.
De aanbevelingen van vorig jaar die moeten leiden tot verbetering van naleven van de inkoopprocedures zijn deels opgevolgd. Echter is het samenspel met het nieuwe financieel pakket en de koppeling daarvan nog onvoldoende helder voor alle betrokkenen. Er zijn inmiddels kennissessies
opgezet door de afdeling inkoop, en steeds meer wordt hun betrokkenheid via procedures afgedwongen. Maandelijkse bespreking van de spendanalyse is in 2025 opgestart maar heeft nog niet kunnen voorkomen dat de toename van de onrechtmatigheden in 2025 een feit is. Verdere verbetering dient in 2026 zichtbaar te worden.
Andere aanbevelingen betreffen het afdwingen van de koppeling van inkooporders aan de facturen en er is behoefte aan een splitsing tussen diensten en werken. Indien de aard van de opdracht helder is kan beoordeling beter plaatsvinden. Ook het opzetten van een centraal contractenregister is een aanbeveling die gaat helpen om de monitoring te verbeteren en daarmee de onrechtmatigheden te mitigeren.
Opvallend is ook dat er een vijftal onrechtmatigheden zijn die toezien op inhuur van medewerkers. Daaruit volgt de aanbeveling om alle inhuur in beeld te brengen en vast te leggen, teneinde hierop meer vat te krijgen. De veranderende arbeidsmarkt vraagt hier nadrukkelijker om.
Net als vorig jaar worden via de inkoopcoördinator alle eigenaren van de 15 onrechtmatige contracten een voorstel voor beheers- of herstelmaatregelen voorgelegd. Gedurende het jaar zullen we de opvolging daarvan toetsen.
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium richt zich op de vraag hoe is omgegaan met misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden door derden. Er zijn geen bevindingen die leiden tot een financiële onrechtmatigheid in de jaarrekening 2025. Er is een actuele aanpak voor de beheersing van misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld.